Emitir una factura o boleta sencilla
Esta guía explica cómo emitir una factura o boleta sencilla desde el módulo Ventas. Este flujo se usa para registrar una venta común, seleccionar el cliente, agregar productos o servicios, definir el pago y generar el comprobante.
Ingresar al formulario
- En el menú lateral, ingresa a Ventas.
- Selecciona Comprobante electrónico.
- El sistema mostrará el formulario para emitir el comprobante.
Flujo recomendado
Para emitir correctamente, sigue este orden:
- Selecciona el tipo de comprobante.
- Verifica la serie.
- Revisa fechas, moneda y tipo de operación.
- Selecciona o registra el cliente.
- Agrega productos o servicios.
- Revisa totales.
- Selecciona condición y método de pago.
- Completa información adicional solo si corresponde.
- Haz clic en Generar.
Tipo comprobante
En este campo seleccionas el documento que se emitirá.
Opciones comunes:
- Factura electrónica
- Boleta de venta electrónica
La factura se utiliza normalmente cuando el cliente necesita sustentar crédito fiscal o cuando corresponde emitir a una empresa con RUC. La boleta se usa generalmente para ventas a consumidores finales.
Antes de generar, revisa bien este campo porque define el tipo de documento que recibirá el cliente.
Serie
La Serie identifica la numeración del comprobante.
Ejemplos comunes:
- Series que empiezan con F para facturas.
- Series que empiezan con B para boletas.
La serie disponible depende de la configuración de la empresa. Si no aparece una serie, debe revisarse la configuración de series o el establecimiento desde donde se está emitiendo.
Fecha de emisión
La Fecha de emisión indica el día en que se registra y emite el comprobante.
Normalmente se deja la fecha actual. Solo debe cambiarse si la operación lo requiere y si el sistema lo permite.
Fecha de vencimiento
La Fecha de vencimiento indica hasta cuándo debe pagarse el comprobante.
Para ventas al contado, suele ser igual a la fecha de emisión. Para ventas al crédito, debe colocarse la fecha acordada de pago.
Tipo de operación
El campo Tipo Operación define la naturaleza de la venta.
Para una venta normal dentro del país, se utiliza generalmente Venta interna.
Solo cambia este campo cuando la operación tenga una condición especial, como exportación, no domiciliados u otro caso indicado por la empresa.
Moneda
En Moneda seleccionas la moneda de la operación.
Ejemplos:
- Soles.
- Dólares.
Debes seleccionar la moneda correcta antes de agregar o revisar los importes.
Tipo de cambio
El Tipo de cambio se usa cuando la operación se registra en una moneda distinta a soles o cuando el sistema necesita calcular equivalencias.
Si la venta es en soles, este campo puede venir cargado de forma automática. Si la venta es en dólares, revisa que el tipo de cambio sea correcto antes de generar.
Vendedor
El campo Vendedor muestra el usuario responsable de la operación.
Puede venir seleccionado automáticamente según el usuario que inició sesión. Si la empresa trabaja con varios vendedores, verifica que esté seleccionado el vendedor correcto.
Cliente
En Cliente seleccionas a la persona o empresa a quien se emitirá el comprobante.
Puedes buscar por:
- Número de documento.
- Nombre o razón social.
- Cliente ya registrado.
Si el cliente no existe, usa la opción [+ Nuevo] para registrarlo.
Registrar nuevo cliente
Al presionar [+ Nuevo], el sistema abre la ventana Nuevo Cliente.
Completa los datos principales:
- Selecciona el tipo de documento.
- Ingresa el número de documento.
- Presiona SUNAT si deseas consultar los datos automáticamente.
- Revisa el nombre o razón social.
- Verifica estado y condición del contribuyente, si el sistema los muestra.
- Haz clic en Guardar.
Después de guardar, el cliente quedará seleccionado en el comprobante.
Dirección
El campo Dirección muestra la dirección del cliente seleccionado.
Si el cliente tiene más de una dirección registrada, selecciona la dirección correcta antes de emitir. Esta información puede aparecer en el comprobante impreso o PDF.
Agregar producto o servicio
Haz clic en + Agregar Producto para añadir los ítems de la venta.
En la ventana de producto o servicio:
- Busca el producto o servicio.
- Selecciona la afectación de IGV.
- Ingresa la cantidad.
- Revisa el precio unitario.
- Verifica el total.
- Revisa el nombre que aparecerá en el PDF.
- Haz clic en Agregar.
El producto se agregará al detalle del comprobante.
Afectación de IGV
La Afectación IGV define cómo se aplicará el impuesto al producto o servicio.
Para ventas comunes gravadas, suele usarse Gravado - Operación Onerosa.
No cambies este campo si no estás seguro, porque afecta el cálculo del IGV y los totales del comprobante.
Cantidad
La Cantidad indica cuántas unidades del producto o servicio se venderán.
Revisa este dato antes de agregar el producto, especialmente si se está vendiendo más de una unidad.
Precio unitario
El Precio Unitario es el precio de venta por cada unidad.
Puede venir desde el catálogo del producto, pero puede modificarse si la empresa permite editar precios durante la venta.
Total del producto
El Total muestra el importe calculado para el producto o servicio.
Antes de agregar, revisa que el total coincida con la cantidad y el precio unitario.
Nombre del producto en PDF
Este campo permite revisar o ajustar el nombre que aparecerá en la representación impresa o PDF del comprobante.
Úsalo cuando el producto necesite una descripción más clara para el cliente.
Detalle del comprobante
Después de agregar productos, el sistema mostrará una tabla con:
- Descripción.
- Unidad.
- Cantidad.
- Valor unitario.
- Precio unitario.
- Subtotal.
- Total.
Desde esta tabla puedes revisar los ítems antes de generar el comprobante.
Descuento monto
La opción Descuento monto permite aplicar un descuento al comprobante o al detalle, según la configuración del sistema.
Solo úsala cuando la venta tenga un descuento autorizado.
Otros cargos
El campo Otros cargos permite agregar importes adicionales a la operación.
Debe usarse solo si la venta incluye cargos extra que correspondan al comprobante.
Total a pagar
El Total a pagar es el importe final del comprobante.
Antes de generar, confirma que este monto sea correcto.
Condición de pago
En Condición de pago seleccionas cómo se pagará la venta.
Opciones comunes:
- Contado: el pago se registra al momento de emitir.
- Crédito: el pago queda pendiente.
- Crédito con cuotas: el pago se divide en cuotas.
Para una factura o boleta sencilla pagada al momento, selecciona Contado.
Método de pago
En Método de pago seleccionas cómo pagó el cliente.
Opciones comunes:
- Efectivo.
- Tarjeta de crédito.
- Tarjeta de débito.
- Transferencia.
- Contado contraentrega.
También revisa:
- Destino: caja, banco u otro destino del dinero.
- Referencia: número de operación, voucher o dato interno si corresponde.
- Monto: importe pagado.
Agregar pago
La opción + Agregar pago permite registrar más de un pago en el mismo comprobante.
Por ejemplo, cuando el cliente paga una parte en efectivo y otra parte por transferencia.
¿Es comprobante de contingencia?
Activa esta opción solo cuando el comprobante debe emitirse en modo contingencia.
Para una venta sencilla normal, esta opción debe permanecer desactivada.
¿Es un pago anticipado?
Activa esta opción cuando el comprobante corresponde a un pago anticipado recibido del cliente.
Para una venta común, debe permanecer desactivada.
Deducción de los pagos anticipados
Esta opción se usa cuando se necesita descontar un pago anticipado registrado anteriormente.
Para una factura o boleta sencilla, normalmente no se utiliza.
¿Tiene retención de IGV?
Activa esta opción solo cuando la operación está sujeta a retención de IGV.
Si no corresponde retención, debe permanecer desactivada.
Información adicional
La sección Información Adicional contiene campos opcionales que se completan solo cuando la operación lo requiere.
Guías
En Guías puedes registrar información de guías de remisión.
Opciones comunes:
- Guía de remisión remitente.
- Guía de remisión transportista.
Úsalo cuando la venta esté relacionada con traslado de bienes y necesites asociar una guía al comprobante.
Orden de compra
El campo Orden de Compra permite registrar el número o referencia de la orden enviada por el cliente.
Es útil cuando el cliente exige que su orden figure en el comprobante.
Observaciones
En Observaciones puedes colocar información adicional para el cliente o para la operación.
Ejemplos:
- Condiciones de entrega.
- Datos internos.
- Indicaciones solicitadas por el cliente.
Número de placa
El campo N° Placa se usa cuando la operación requiere indicar una placa vehicular.
Solo complétalo si corresponde a la venta.
Términos y condiciones
La opción Mostrar términos y condiciones permite incluir o mostrar condiciones comerciales en el comprobante, según la configuración del sistema.
Déjala activada o desactivada según el formato que use la empresa.
Consulta de documentos
El botón Consulta de documentos permite revisar documentos relacionados o buscar información adicional según la configuración del sistema.
No es obligatorio usarlo para una venta sencilla.
Generar el comprobante
Cuando hayas revisado toda la información, haz clic en Generar.
El sistema emitirá el comprobante y mostrará las opciones disponibles para imprimir, enviar o crear un nuevo comprobante.
Después de generar
Al finalizar, el sistema puede mostrar opciones como:
- Imprimir en formato A4.
- Imprimir en formato 80MM.
- Imprimir en formato A5.
- Enviar el comprobante por correo.
- Enviar el comprobante por WhatsApp, si está disponible.
- Ir al listado de comprobantes.
- Crear un nuevo comprobante.
Recomendaciones
- Verifica el tipo de comprobante antes de generar.
- Confirma que la serie sea correcta.
- Revisa los datos del cliente antes de emitir.
- Valida cantidades, precios, IGV y total a pagar.
- Selecciona correctamente la condición y método de pago.
- Activa opciones especiales solo cuando correspondan.
- Si aparece un mensaje de error, lee el detalle antes de volver a generar.